Uma das habilidades mais importantes de se desenvolver é a solução de problemas. Algumas vezes, nem precisamos saber sobre o assunto específico da área que precisamos resolver, basta sabermos como conduzir, com um plano de ação, um time de especialistas rumo à solução deste problema.
Se você busca mais conhecimento sobre essa habilidade, então, chegou ao lugar certo. Abaixo, vamos lhe ensinar como montar um plano de ação focado em solução de problemas.
Como começar um plano de ação eficiente
Essa é a primeira etapa e uma das mais importantes, pois se não for bem feita, você não conseguirá criar um plano de ação. Não um que de fato funcione.
Vale ressaltar aqui que esse plano de ação vale para qualquer tipo de resolução de problemas, ou seja, você pode aplicá-lo em diferentes áreas e empresas ou da sua vida.
Em primeiro lugar, é preciso identificar os problemas a serem resolvidos. Então, você pode simplesmente fazer uma lista com os diferentes problemas, sem níveis de importância e sem se preocupar com prazos.
Níveis de importância
Bom, logo após, é hora de você definir o nível de importância ou a ordem de solução destes problemas. Por certo, quanto mais problemas você tiver na lista, mais difícil pode parecer esse nivelamento.
Depois que você atingir certa prática em planos de ação é bem provável que você já liste os problemas, levando em consideração os seus níveis de importância. Mas, somente a prática lhe levará essa etapa.
Definindo o plano de ação
Desse modo, para solucionar cada um dos problemas, é bem provável que você ou a sua equipe deva tomar algumas ações para atingir o objetivo, não é mesmo? Por isso, criar um plano de ação deixa mais claro, prático e fácil o que deve ser feito e comunicado.
Todos da equipe conseguem enxergar quais são as atividades pelas quais cada um está responsável, bem como quanto aos prazos de entrega de cada ação. Para isso, deve-se preencher no plano de ação questões, de forma eficiente, como:
- O que?
- Como?
- Quando?
- Por quê?
- Quem?
Nós estamos aqui para lhe dar um guia bastante prático sobre plano de ação focado na solução de problemas. Por isso, vamos utilizar um exemplo para que você consiga identificar de forma mais precisa o que deve ser preenchido em cada questão do desenvolvimento deste plano de ação.
Nosso problema-exemplo será bastante simples, pois facilitará o entendimento para o desenvolvimento do plano de ação. Então, suponhamos que o problema que você deve solucionar é o seu notebook que parou de funcionar. Dito isso, vamos ao plano de ação:
Plano de ação
- O quê? Notebook que uso para trabalhar estragou. É necessário resolver esse problema.
- Como?
- Consertando: para isso, vou entrar em contato com três assistências de conserto de notebook e verificar a possibilidade de conserto e orçamento. Farei essas solicitações até o dia 15 de outubro.
- Comprando um novo: entrarei em até cinco sites de compras online e visitarei até três lojas físicas para coletar orçamentos de um notebook novo. Usarei as mesmas configurações atuais como critério mínimo para a compra. Terei que ter todos os orçamentos até o dia 18 de outubro.
- Quando? Até o dia 22 de outubro terei que ter ou solicitado o conserto do meu notebook ou ter feito a compra de um novo.
- Por quê? Preciso voltar a trabalhar o mais breve possível, no mais tardar, na primeira semana de novembro.
- Quem? As duas tarefas citadas serão feitas por mim.
Em “quem” você pode adicionar uma pessoa diferente da equipe para executar cada tarefa. Você também pode colocar o seu plano de ação em forma de tabela para que a visualização e o entendimento do plano de ação fiquem mais fáceis.
Pode parecer bastante simples esse plano de ação. Contudo, imagine lidar com a solução deste problema sem ter um plano com datas e tarefas definidas. É bem provável que essa pessoa, logo, irá deixar para depois a solicitações de orçamentos ou que, até mesmo, a visita a uma loja, que deve ser executada, não aconteça e esse problema fique sem solução por meses.
Acompanhamento do plano de ação
Seja por modo presencial ou por meio de reuniões remotas, um acompanhamento sempre deve ser feito para que seja possível identificar atrasos ou dificuldades de execução do plano de ação. É ideal que esse acompanhamento seja por meio de uma reunião rápida e semanal. Além disso, é interessante se criar um documento com os pontos importantes discutidos nesta reunião.
Caso a solução deste problema dependa apenas de você, revise o plano uma vez na semana e veja o quanto você evoluiu e o quanto ainda precisa ser feito. Analise ainda se você está cumprindo os passos definidos ou se, até mesmo, precisa redefinir alguma tarefa deste plano.
Quando o plano é de uma equipe, é, assim, interessante que cada integrante dê um feedback de como está o andamento das tarefas que estão sob responsabilidade de cada um. Já que é importante que cada integrante peça ajuda quando necessário ou avise quando alguma tarefa irá atrasar e o quanto isso pode impactar no objetivo final, que é a solução do problema em si.
A divisão e o objetivo
Quando são problemas muito complexos, é interessante dividir esse plano em pequenas tarefas para que sejam cumpridas com o passar dos dias, ao invés de grandes tarefas. Uma vez que estas levam meses para serem feitas e podem dar a impressão de que será impossível realizá-las.
Podemos fazer uma analogia simples. Imagine que você quer treinar para correr para uma maratona. Pensar em correr 42 km é bastante desafiador. Porém, se você solucionar “esse problema” de forma que seus treinos iniciem em correr 3 km, para 5 km e 7 km para, então, passar para 15 km, seu treino pode ficar mais fácil e otimizado. Portanto, é muito mais fácil alcançar esses pequenos objetivos, ao longo das semanas, do que focar diretamente em correr 42 km.
Isso também acontece com a solução de problemas pessoais, corporativos ou profissionais. A solução só acontece quando temos um plano de como vamos agir para atingir esse objetivo.
Por isso, inclusive pessoas que não são especialistas no assunto, conseguem ter o dom de conduzir uma equipe rumo à solução de um problema, pois o segredo está em desenvolver e seguir o plano, juntamente com as pessoas especialistas no assunto e que podem resolver o problema.
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